Van 4 verschillende licenties naar 1 digitale praktijk: hoe kinesitherapeute Sofie haar volledige werking digitaliseerde met Odoo
De uitdaging
Sofie runt haar eigen kinesitherapiepraktijk met een breed scala aan behandelingen: manuele therapie, shockwave-therapie, dry needling, bekkenbodemrevalidatie, osteopathie en medische voetverzorging. Dat betekent veel verschillende behandelingen, variërende duur en een uitgebreide patiëntenbasis.
Net als veel zelfstandige zorgverleners werkte ze met een lappendeken van tools die niet met elkaar communiceerden: een aparte website, een ander platform voor hosting, een standalone boekhoudpakket en weer een ander platform voor planning. Verloren tijd, dubbel werk en heel weinig overzicht.
Sofie was op zoek naar één platform dat alles samen zou brengen, en ze klopte aan bij de deur van ODILA.
Onze aanpak: drie modules in één database
We hebben Odoo geïmplementeerd als het centrale platform voor Sofie's praktijk, met de focus op drie kernmodules.
Website
Haar oude website paste niet meer bij haar praktijk. We hebben een volledig nieuwe website gebouwd op het Odoo-platform: schoon ontwerp, duidelijke informatie over haar specialisaties en (cruciaal) directe integratie met de rest van het systeem. Geen aparte website meer die losstaat van de planning of de patiëntendossiers.
De website-module verliep soepel. Binnen ongeveer twee weken was er een professionele site online die haar expertise duidelijk communiceert naar (potentiële) patiënten.
Boekhouding
Voor de boekhoudmodule hebben we de financiële stromen in kaart gebracht en Odoo zo geconfigureerd dat facturering, inkomsten en uitgaven centraal worden beheerd. We hebben hier een paar keer met haar accountant gezeten (die ons sindsdien naar een andere klant heeft doorverwezen, daarover binnenkort meer :) ). Deze implementatie verliep ook zonder grote obstakels. Ze heeft nu real-time inzicht in haar financiële situatie, iets dat voorheen handmatig werk vereiste (of eenmaal per jaar, de jaarrekening) of spreadsheets.
Afspraakplanning
De planningsmodule was het meest ambitieuze onderdeel. Haar praktijk had zeer specifieke behoeften: verschillende behandelingssoorten met verschillende duur, buffers tussen afspraken, en de optie voor patiënten om zelf online te boeken, terwijl Sofie ook de mogelijkheid nodig had om afspraken handmatig aan haar agenda toe te voegen (voor de minder digitale patiënten die bellen).
Eerlijk gezegd bracht deze module enige onverwachte technische complexiteit met zich mee die we niet volledig hadden voorzien. De agenda voldeed in eerste instantie niet aan de eisen van Sofie en Bart, dus probeerden we een Outlook-integratie. Op die manier kon Sofie haar Outlook-agenda gebruiken in plaats van de Odoo-agenda.
Na een tijdje besloten we toch voor de eigen agenda van Odoo te gaan, omdat we alles binnen één platform wilden houden. De link tussen de online boekingstool, de interne agenda en de website-module werd daarna snel opgezet. Vervolgens gingen we verder met de automatische e-mails voor patiënten en configureerden we die ook volledig. Onze heen-en-weer over hoe we de agenda moesten beheren veroorzaakte een kleine vertraging in het project.
Uiteindelijk kwamen we uit op een werkend eindproduct. De afspraakplanning werkt nu precies zoals bedoeld. Patiënten boeken online via kine-sofie-stichelbout.be/afspraak en ontvangen de juiste e-mails, en Sofie beheert haar hele schema vanuit één duidelijk systeem.
Na de implementatie hebben we een korte training gegeven zodat Sofie zelfverzekerd met Odoo kon werken.
Het resultaat
Vandaag de dag gebruikt Sofie elke dag haar Odoo-omgeving. Geen verspreide licenties meer, geen dubbele gegevensinvoer meer, geen verloren afspraken meer. Eén platform voor haar website, boekhouding en planning.
Tot nu toe is Sofie tevreden over hoe de samenwerking met ODILA is verlopen. Zoals ze in haar feedback zei:
"Het team van ODILA is oprecht bekwaam. Ze hebben echt geluisterd naar wat we verwachtten. Ze zijn absolute sterren."
Het feit dat ze elke dag haar database gebruikt, is voor ons het sterkste bewijs dat een implementatie is geslaagd. Vooruitkijkend zijn we er nog steeds voor haar en we zullen ervoor zorgen dat de database optimaal blijft draaien.
Wat we geleerd hebben
Elke implementatie leert ons iets. Bij Sofie bevestigde het dat open communiceren over uitdagingen het vertrouwen versterkt in plaats van ondermijnt. De kleine vertraging bij de planningsmodule was geen mislukking. Het was een realistisch onderdeel van een project dat technisch moeilijk was.
Voor iedereen die overweegt digitaal te gaan: het loont. Eén geïntegreerd systeem bespaart veel tijd en geeft je een overzicht dat je nooit van afzonderlijke tools zult krijgen.