Chris runt een vloerenbedrijf in België. Hij prijst klussen, stuurt offertes, installeert vloeren en krijgt betaald. Hij doet alles samen met zijn vrouw Janique. De workflow lijkt eenvoudig op papier, maar het consistent houden van offertes met facturen, het verwerken van leveranciersfacturen zonder opnieuw te typen, en het aanleveren van schone data aan een accountant vergt meer dan een Word-sjabloon en een gedeelde map.
ODILA heeft een Odoo-omgeving gebouwd rond de manier waarop Chris daadwerkelijk werkt.
"Vlotte en productieve samenwerking." - Chris
Waar de offertes eindigden, begon de chaos
Vloerwerkzaamheden worden opgesplitst in veel regelitems: materialen, installatie, oppervlaktevoorbereiding, verwijdering, en meer. Klanten willen een gedetailleerde, merkgebonden offerte voordat ze zich vastleggen. Chris had offertes nodig die signaleren dat hij weet wat hij doet, overeenkomen met wat uiteindelijk gefactureerd wordt, en standhouden wanneer een klant een regel in twijfel trekt.
Aan de andere kant: leveranciersfacturen kwamen binnen als PDF-bijlagen, moesten handmatig worden getypt, en bereikten de accountant aan het einde van de maand met minimale context. Twee aparte werelden, met Chris en Janique als de brug.
Één database, duidelijke rollen
PDF-offertebouwer. ODILA heeft de offertebouwer van Odoo geconfigureerd met de kop- en voetteksten, logo en producten van Verzelen. Offertes worden gehaald uit een productcatalogus met actuele prijzen en blijven elke keer consistent.
Peppol, in en uit. Leveranciersfacturen die via Peppol worden verzonden, komen in Odoo binnen als conceptregistraties. Janique controleert en bevestigt, geen hertyping. Uitgaande verkoopfacturen gaan ook via Peppol, wat belangrijk is nu België verplichte B2B e-facturering invoert.
Accountant in dezelfde database. Chris's accountant heeft een gebruikersaccount in dezelfde omgeving. Chris uploadt facturen, bevestigt ze en verzoent banktransacties. De accountant controleert, corrigeert, bevestigt en sluit perioden af. Ze communiceren via lognotities in Odoo in plaats van e-mailketens over welke PDF bij welk kwartaal hoort.
Het project werd afgesloten met een gepersonaliseerd trainingsdocument dat is opgebouwd rond de configuratie van Verzelen, met hun voorbeelden.
"Elke vraag werd beantwoord." - Chris
Het Resultaat
Chris maakt offertes in Odoo, zet geaccepteerde offertes in één klik om in facturen, en verstuurt ze via Peppol. Banktransacties worden verrekend met openstaande facturen op hetzelfde scherm. Zijn accountant werkt met dezelfde gegevens en hoeft niets te reconstrueren vanuit PDF's aan het einde van de maand.
De kloof tussen wat werd geoffreerd en wat wordt gefactureerd is gedicht. De kloof tussen wat Janique boekt en wat de accountant ziet is gedicht.
"Zeer goede prijs-kwaliteitverhouding." - Chris
Wat andere vloercontractors kunnen leren
Het runnen van een gespecialiseerde onderneming vereist een eenvoudiger systeem. Drie dingen zijn belangrijk, ongeacht de grootte van het bedrijf:
- Offertes en facturen horen op dezelfde plek. Wanneer ze in aparte tools leven, drijven details uit elkaar. Prijzen worden bijgewerkt in de sjabloon maar niet de openstaande offerte. Facturen worden uit het hoofd verzonden.
- Geef je accountant directe toegang. Het versturen van PDF's aan het einde van de maand creëert een tweede taak: reconstrueren wat er is gebeurd. Een gedeelde database betekent dat je accountant je boeken ziet terwijl je werkt. Jullie beiden besparen tijd.
- Peppol is verplicht, of je het nu instelt of niet. De B2B e-facturering regels van België zijn ook van toepassing op eenmanszaken. Gespecialiseerde bedrijven over het hoofd zien dit vaak.
Zouden Chris en Janique ODILA aan hun collega's aanbevelen?
"Absoluut, zonder twijfel." - Chris en Janique
Werk je in de vloerbedekking of een ander ambacht? ODILA bouwt Odoo-implementaties voor Belgische aannemers, afgestemd op hoe jouw bedrijf daadwerkelijk draait. Neem contact met ons op om te zien hoe dat er voor jou uitziet.