Gentrepreneur runt een programma, 'The Company' waar studenten echte bedrijven starten en runnen. Echte facturen, echte BTW, echte klanten, geen simulaties op papier. Elk studentbedrijf houdt zijn eigen boeken bij. Achter hen houdt een klein team van coaches het geheel op de rails. Zij regelen de betalingen en dienen de BTW in.
Het programma groeit en verandert. Leden komen erbij, leden gaan verder. Dat is het hele punt ervan, en het is ook waar de boekhouding moeilijk wordt. Je eindigt met veel aparte boekhoudingen die allemaal op één plek moeten leven, van elkaar afgeschermd moeten blijven, en toch moeten samenkomen in één overzicht (dat niet zomaar door iedereen toegankelijk is). En elke keer als er een nieuw lid bij komt, moet iemand een schoon, correct bedrijf vanaf nul opbouwen.
We zijn eigenlijk best trots dat we de kans hebben gekregen om dit op te zetten.
"Vlot, toegankelijk en snel, ook tijdens de trainingsfase, en ongetwijfeld ook in de nazorg." - een coach bij Gentrepreneur
Veel bedrijven op één plek, niets mag uitlekken
Een programma als dit vraagt vier dingen van zijn boekhouding tegelijk:
- Elk lid heeft echte, aparte boeken nodig, hun eigen overzichten en hun eigen Peppol-facturen, geen gedeeld grootboek.
- Geen student kan de gegevens van een ander lid zien of de officiële indieningen aanraken.
- De coaches hebben één geconsolideerd overzicht over iedereen nodig.
- Een nieuw lid moet snel en correct worden opgezet, elke cyclus.
Doe dat met de hand en het kost de coaches tijd en breekt op elke manier. Een verkeerde instelling op een nieuw bedrijf, en de consolidatie klopt niet meer.
Één database, één bedrijf per lid
ODILA heeft elk lid in een enkele multi-company Odoo-database geplaatst, elk als zijn eigen bedrijf, en heeft de structuur gebouwd rond hoe het programma daadwerkelijk draait.
Een bedrijf per lid, afgeschermd. Elk lid heeft zijn eigen bedrijf in de database. Gebruikers krijgen alleen toegang tot hun eigen bedrijf. Een student ziet zijn eigen boekhouding en niemand anders. Dit zorgt er ook voor dat de studenten nu daadwerkelijk inzicht hebben in hun eigen cijfers.
Geconsolideerde rapportage over de groep. Het bedrijfsrapport toont een kolom per lid en een totaal kolom, zodat de coaches het hele programma in één oogopslag kunnen lezen. Tussentijdse cijfers zijn er wanneer ze kijken, zonder te wachten op een afsluiting.
Een herhaalbare onboarding voor elk nieuw lid. Een lid toevoegen is een vaste routine van vijf stappen: maak het bedrijf aan, importeer de rekeningen van de programma's, voeg de rekeningen samen zodat ze correct consolideren, voeg de documentmap van het lid toe, en maak een beperkte gebruiker aan. Wat vroeger een opbouw vanaf nul was, is nu een checklist.
Documenten en Peppol aangesloten. Alle facturen komen terecht in het centrale bedrijf, Gentrepreneur zelf. Daarna wijzen de coaches de factuur eenvoudig toe aan de juiste student en kunnen ze de factuur in hun boekhouding verwerken.
Een splitsing die studenten niet kunnen breken. Leden doen het dagelijkse werk: het invoeren van leveranciersfacturen, het opstellen van verkoopfacturen, het voorbereiden van SEPA-betalingen. De coaches verzorgen de betalingsruns en elke periodieke BTW- en belastingaangifte. Die verdeling zit in de toegangsrechten, zodat de risicovolle knoppen zelfs niet bereikbaar zijn voor een student.
Werken binnen een one-app Odoo-licentie (wat een gratis licentie is trouwens), heeft ODILA ook de klant- en leveranciersoverzichten rechtstreeks vanuit Boekhouding opgezet en de verkoopfacturering daar ook behouden, zodat het programma efficiënt draait.
"Mattis is altijd bereikbaar en blij om samen met jou oplossingen te bedenken en uit te leggen hoe dingen werken." - een coach bij Gentrepreneur
Het resultaat
Gentrepreneur draait nu veel echte bedrijven vanuit één systeem. Elke student houdt schone, aparte boeken bij. De coaches zien de hele groep in één rapport en houden de aangiftes correct. Een nieuw lid gaat binnen enkele minuten live in plaats van een middag opzet.
Een systeem als dit is alleen zo goed als wat erin gaat. Duidelijke consolidatie hangt af van elke lid die op dezelfde juiste manier is ingesteld. ODILA heeft de onboarding zo gebouwd dat de juiste manier de gemakkelijke manier is, en heeft de coaches getraind om het zelf te runnen.
Wat andere bedrijven hieruit kunnen halen
Als je veel bedrijven of leden onder één dak beheert, zijn drie keuzes belangrijker dan de software die je kiest:
- Geef elk lid zijn eigen bedrijf, niet een gedeeld grootboek. Echte scheiding houdt elke set boeken eerlijk en de toegang schoon.
- Maak onboarding een checklist, geen project. Als je regelmatig leden toevoegt, moet de opzet herhaalbaar zijn, anders wordt het je bottleneck.
- Zet wie-wat-doet in de toegangsrechten. Laat leden de dagelijkse invoer doen en vergrendel de officiële indieningen voor de verantwoordelijke personen. Het systeem handhaaft dit, zodat niemand het hoeft te controleren.
Gentrepreneur kan de volgende lid aannemen zonder na te denken over de plumbings, wat de hele bedoeling is.
Gevraagd of ze ODILA zouden aanbevelen: "Ja, absoluut." — een coach bij Gentrepreneur
Wil je dit voor jouw organisatie?
ODILA bouwt Odoo-implementaties voor Belgische organisaties, afgestemd op hoe je daadwerkelijk werkt. Dit is een voorbeeld van een service- en evenementenbedrijf, maar we richten ons ook op andere sectoren.Klik hier om meer daarover te ontdekken. Bel ons en we zullen kijken hoe we je kunnen helpen.