Vergo ontwikkelt, renoveert en verkoopt energiezuinige woningen in Vlaanderen. Het familiebedrijf doet dit al meer dan twintig jaar en werkt niet alleen. Ze werken met onderaannemers die het bouwwerk uitvoeren en het doorfactureren.
Die structuur is normaal voor een samenwerking in de bouw, maar het is ook waar de boekhouding moeilijk wordt. Wanneer één bedrijf het werk doet en het aan een ander bedrijf factureert, moet de kost op het juiste project terechtkomen, in de juiste categorie, zonder onderweg details te verliezen. Doe dat over tientallen renovatieprojecten en meerdere bedrijven, en een spreadsheet houdt het niet meer vol.
ODILA heeft de backoffice van Vergo in Odoo opnieuw opgebouwd om dat op te lossen.
"Werken met Mattis ging vlekkeloos. Altijd gemakkelijk bereikbaar, en hij wist waar hij het over had." - Thomas
Winst verstopt zich tussen de projecten
Een renovatieproject splitst zich op in tientallen kosten: ruwbouw, een dak, afwerking of een keuken, elk met zijn eigen leverancier en zijn eigen prijs. Voor Vergo komen veel van die kosten niet direct binnen. De onderaannemer voert werk uit en factureert het door aan Vergo.
Twee vragen zijn gemakkelijk te stellen en moeilijk te beantwoorden in die opzet:
- Wat heeft dit specifieke project ons gekost, regel voor regel?
- Van die kosten, hoeveel kwam van het zusterbedrijf en hoeveel van externe leveranciers?
Zonder een systeem dat rond het project is opgebouwd, leven de antwoorden in iemands hoofd of in een spreadsheet. De marge wordt een getal dat je bevestigt nadat het project is afgesloten, wanneer het te laat is om er iets aan te doen.
Één database gebouwd rond het project
ODILA heeft Vergo in één enkele multi-company Odoo-database geplaatst. Gebruikers schakelen tussen bedrijven via één dropdown, en de gegevens van elk bedrijf blijven gescheiden waar dat nodig is. Dit maakte het ook mogelijk om een overzicht te krijgen van de financiële gegevens van de verschillende bedrijven gecombineerd.
Analytische boekhouding per project. Elk project krijgt zijn eigen analytische rekening. Elke factuurregel heeft een categorielabel, zoals ruwbouw of keuken. Kosten worden aan het project gekoppeld op het moment dat iemand het boekt.
Herbruikbare projecttemplates. Een nieuwe renovatie begint met een template dat al zijn analytische structuur bevat. Het team stopt met het telkens opnieuw opbouwen van dezelfde steiger.
Een herfactureringsworkflow tussen de onderaannemers. Wanneer de onderaannemer werk doorbelast aan Vergo, blijft de workflow elke regel intact. ODILA heeft twee aangepaste velden toegevoegd die aangeven of alle factuurregels zijn geconsolideerd voor de klant. De facturen reizen tussen de bedrijven via Peppol, zodat de detailinformatie op regelniveau de overdracht overleeft in plaats van samen te vallen in één PDF-totaal.
Een live marge dashboard. Het "Huidige Marges" rapport toont kosten per project, per categorie, per bedrijf. In Vergo's visie groepeert het ook per partner, zodat het team in één oogopslag ziet hoeveel van de kosten van een project afkomstig zijn van het zusterbedrijf versus echte externe leveranciers.
ODILA heeft ook de activa- en afschrijvings-tabellen vooraf geladen, de balans van vorig jaar, Peppol ingeschakeld voor inkomende facturen, en het project afgesloten met training die is opgebouwd rond hoe Vergo daadwerkelijk werkt in plaats van een generieke Odoo-handleiding.
"Odoo is zeer gebruiksvriendelijk, en de training van Mattis was zeer duidelijk." - Jana
Het resultaat
Vergo ziet nu de marge op een project terwijl het project nog loopt. De herfacturering tussen leveranciers en onderaannemers is eenvoudig en behoudt zijn details, zodat beide partijen kosten aan het juiste project toewijzen.
Een systeem als dit is alleen zo goed als wat erin gaat. Schone marge rapportage hangt af van elke regel die het juiste project, label en bedrijf bij binnenkomst krijgt. ODILA heeft de structuur gebouwd zodat de juiste keuze de gemakkelijke is, en de training om het zo te houden.
Wat andere vastgoedgroepen hieruit kunnen halen
Als je meer dan één bedrijf runt en je projecten kosten delen, zijn er drie dingen belangrijker dan welke software je kiest:
- Koppel kosten aan het project bij binnenkomst, niet bij afsluiting. Analytische boekhouding per project verandert marge van een post-mortem in een live nummer waar je nog op kunt handelen.
- Houd lijnniveau-details aan wanneer je factureert tussen onderaannemers. Een enkele totaalfactuur tussen entiteiten gooit de informatie weg die je nodig hebt om een project te beoordelen. Een goede herfactureringsstroom via Peppol behoudt dit.
- Scheiding van interne kosten en externe kosten. Weten hoeveel van een project van binnen je eigen groep kwam, verandert hoe je de marge leest.
Vergo kreeg die drie eerst goed, wat de reden is dat de cijfers op zijn dashboard daadwerkelijk iets betekenen.
Gevraagd of ze ODILA zouden aanbevelen: "Absoluut, zonder twijfel." - Thomas
Wil je dit voor je bedrijf? ODILA bouwt Odoo-implementaties voor Belgische bouwbedrijven, afgestemd op hoe jouw bedrijf daadwerkelijk functioneert. Bel ons en we kijken hoe we je kunnen helpen.